Ce billet est directement inspiré par le travail d’Ethan Waldman, auteur du blog Cloud Coach. Il s’agit de gérer son email et son ordinateur pour mieux travailler.
Il est plus difficile de se rendre compte du désordre numérique. L’espace de stockage dont nous disposons sur nos machines est vaste. De plus, rajouter de l’espace est assez peu cher et très disponible : vous pouvez toujours acheter un disque dur externe à 50 € et continuez à amasser énormément de données. Le désordre restera plus ou moins invisible. Par contre, le désordre deviendra rapidement visible dans vos emails.
Les emails, ennemi n°1 ?
1. les gens utilisent l’email tous les jours.
2. l’email est utilisé pour le professionnel, les amis et les relations sociales diverses et variées.
3. même si vous utilisez Twitter ou Facebook, tout est souvent lié à l’email. Les messages, les notifications et les alertes s’empilent.
Se désinscrire
Recherchez dans votre boite email les newsletters et les offres promotionnelles : désabonnez-vous massivement. Il faut réduire le bruit dans votre email.
Envoyer moins d’emails
Commencez par ne plus faire de « répondre à tous ». Répondre à tous est la garantie d’avoir en retour une montagne d’emails.
Avant de répondre, demandez vous si un coup de fil ou un SMS ne serait pas plus efficace. Quand vous n’avez pas le choix, faites un email le plus court possible et direct. Si vous écrivez une tartine, n’espérez pas de réponse concise.
S’organiser
S’organiser ne commence pas au moment où tout part en vrille. Quand vous démarrez un projet ou une correspondance, il faut commencer tout de suite à penser à son futur classement si l’échange devait durer. Libellé, tag, dossier… les possibilités de rangement sont nombreuses et doivent être décidées dès l’envoi du premier email. N’attendez pas d’avoir 5–6 emails pour vous demander comment les classer.
Être constamment enseveli sous les emails est un choix, pas un problème insoluble. Il faut reconnaître que votre méthode et vos habitudes doivent changer.
Ranger son ordinateur
Un PC sans classement entraîne une chute de la productivité et le début du malaise. Difficile de repérer les images, les documents de travail et les raccourcis avec lesquels vous devez impérativement travailler.
Une fois de plus, vous devez vous organiser pour classer et travailler correctement. Vos gagnerez du temps par la suite.
Cette technique se résume ainsi : un dossier de réception, une archive, un rangement régulier.
Etape 1 : garder un seul dossier de réception
Quand je fais une capture écran, elle est sauvegardée sur mon bureau. Quand je télécharge un fichier, il est sauvegardé dans le répertoire Téléchargements. Les documents, eux, sont sauvegardés dans le répertoire Documents. Vous avez compris le problème sur le long terme ? Cela crée de nombreux dossiers de réception sur votre ordinateur.
C’est déjà compliqué de garder sa boite email clean, alors imaginez de nombreux dossiers virtuels dispersés comme ci-dessus ?
Ma recommandation est de prévoir un seul et même dossier de réception pour tous vos fichiers. Il faut commencer par changer les répertoires de téléchargement par défaut de vos navigateurs, ainsi que pour tous vos logiciels (Libreoffice, Photoshop, Firefox, Word…). Ainsi, tous vos fichiers téléchargés du net et tous vos documents de travail pointeront dans le même répertoire, ce qui rendra le rangement plus facile ensuite.
Etape 2 : créer une seule archive
Comme la règle ci-dessus, pourquoi stocker vos fichier dans plusieurs répertoires éparpillés ? Avant, j’avais une poignée de dossiers sur mon bureau pour les fichiers utilisés fréquemment et d’autres dossiers dans le répertoire Documents.
Au bout d’un moment, j’avais des dossiers sur le fond d’écran qui avait la même utilité que les répertoires dans Documents. A la fin, je ne savais plus dans quel répertoire classer certains de mes fichiers. Ou alors je les classais mal et créais des doublons…
La solution est de conserver une seule archive. Il vous faut choisir un seul répertoire pour classer tous vos fichiers et de construire votre organisation à l’intérieur de ce répertoire unique. N’ayez pas 2 ou 3 arborescences séparées dans différents endroits.
De plus, il vous suffira de synchroniser ce dossier de réception avec un service de type Hubic, Sync ou Pcloud pour avoir une sauvegarde totale de tous vos fichiers. Ou comment faire d’une pierre deux coups.
Étape 3 : rangement fréquent
N’attendez pas d’avoir un désordre trop important avant de ranger un peu. Idéalement, ranger une fois par semaine ou à la fin d’un projet serait une bonne idée. Faites que ce soit une routine de jeter un œil dans votre dossier de réception pour effacer les fichiers inutiles et classer les autres dans votre archive. Bloquer 30 minutes par semaine dans votre agenda pour ce rangement.
Une autre idée d’organisation serait de créer un raccourci sur le bureau des dossiers Archives les plus utilisés ou de projets en cours. Quand un projet est terminé, il suffit d’effacer le raccourci déposé sur le bureau.
Et vous, avez-vous une méthode pour ranger ?
