Evernote est un outil de prise de notes. Ses fonctionnalités sont nombreuses et plutôt que d’en faire un inventaire plus ou moins complet, je vais parler de mes usages avec Evernote.
Prendre des notes (évidemment)
J’ai une idée de billets a écrire, de cadeaux à offrir ou de courses à faire… je crée une note. Les notes sont indifféremment écrites ou audio selon l’environnement dans lequel je me trouve, si j’ai le temps ou non d’écrire.
Capturer des choses intéressantes
Je lis quelque chose d’intéressant sur internet nécessitant une relecture, un travail supplémentaire ou d’être archivé, je le capture dans Evernote (grâce à une extension Firefox ou en envoyant le lien de la page internet par e-mail dans Evernote).
S’il s’agit d’un article de presse papier, je le prends en photo et l’insère également dans une note. Il faut savoir que le moteur de recherche d’Evernote reconnaît les mots dans un document attaché, que ce soit un fichier texte (Libreoffice ou Word), une photo ou un fichier .pdf.
Afin de suivre ce que j’ai capturé, j’ai créé deux carnets à cet usage : « à voir » et « à lire » qui regroupent ma veille et mes captures de choses intéressantes.
Sauvegarder les choses utiles
Je stocke précisément certains documents officiels. Quand je pars en voyage, j’ai une photo des passeports familiaux et ainsi que de la mutuelle familiale stockés dans un carnet appelé « administratif ». Ça m’a déjà servi lors d’une visite inopinée en urgence dans un centre médical en Grèce par exemple… Comme les notes peuvent être stockées hors ligne sur votre téléphone, il n’est pas obligatoire d’avoir une connexion internet pour consulter vos notes.
Au quotidien, je prends en photo les informations affichées à l’école, que je partage ensuite dans un carnet avec mon épouse si nécessaire. J’ai une note comportant également les tailles de vêtement des membres de la famille, là enocore via une note écrite ou de photos des étiquettes de vêtements (encore plus pratique car les tailles peuvent varier d’une marque à l’autre).
Je prends également en photo les reçus, factures et autre écrits dont je vais avoir besoin par la suite. Par exemple, je loue une voiture un week-end : je prends en photo le document qui me donne le plan et code d’accès pour la rendre a la fin de ma location.
Et l’organisation dans tout ça ?
Les notes peuvent être classées dans des carnets et des sous-carnets (prenez l’image des répertoires et sous-répertoires de votre explorateur de fichiers). Il est également possible de rajouter des tags à chaque note.
Exemple : je viens d’acheter une cuisinière et je décide de ranger la facture. Je nomme cette note « cuisinière Arthure Martin ». Je la range dans le répertoire « achats » et rajoute les tag #facture, le nom du magasin #darty, le type de produit #cuisinière.
Pour retrouver une note, vous avez donc plusieurs possibilités :
- vous rendre dans le carnet comportant votre note, si vous vous souvenez de l’endroit où elle est rangée
- parcourir l’arborescence des tags et cliquer le tag de votre note.
- utiliser le moteur de recherche et insérer les mots clés qui feront ressortir la note désirée (ex : le mot « cuisinière » ou alors le tag #darty). Le moteur est tellement efficace que c’est la méthode que je privilégie.
Y a-t-il une organisation idéale? Cette question fait débat dans la communauté Evernote. Et ma réponse est la suivante : non, il n’y a pas d’organisation idéale. Il y a l’organisation avec laquelle vous serez le ou la plus confortable.
Certains et certaines d’entre nous préfèrent le classement avec les carnets et sous-carnets (semblable à l’arborescence de l’explorateur de fichiers donc). D’autres se sentent plus aise avec l’usage des tags.
A titre personnel, j’utilise un mix des deux.
Partager ses notes avec Evernote
Il est bien évidemment possible de partager vos notes sous Evernote. Vous pouvez partager une note ou un carnet de notes. Ainsi les deux utilisateurs seront capables de voir et d’éditer les notes.
A noter la présence d’un chat entre utilisateurs et la possibilité d’y attacher les notes que vous voulez partager. C’est une autre façon de partager.
De plus, il est possible d’envoyer le lien d’une note pour autoriser la consultation de la note, et consultation uniquement. Votre destinataire n’est pas obligé d’avoir un compte Evernote pour lire la note partagée.
Des fonctionnalités supplémentaires
Il est possible de créer des checklists (boites à cocher) très facilement.
L’insertion et la gestion de tableaux a été grandement améliorée il y a quelques mois.
Les notes peuvent être présentées comme un diaporama et donc être retro projetées.
Faiblesse d’Evernote
La principale faiblesse d’Evernote est sa médiocre capacité d’export des notes. Pas possible de faire un export en .pdf ou .rtf par exemple.
Certains et certaines ajouteront qu’Evernote libère son plein potentiel en version payante. Et c’est exact, la version payante est la plus performante avec des options supplémentaires très intéressantes comme la recherche de mots clés dans les documents attachés au format texte, image, pdf. Comme tout travail se paie, ca me parait une bonne façon de soutenir le service.
Des alternatives ?
J’ai testé Nimbus Notes, Onenote, Standard Notes, Simplenote, Zoho Notes, Turl, Dropbox Paper… mais aucun ne m’a convaincu. Evernote reste la référence pour moi.
Avec moi, partout, tout le temps
Evernote m’accompagne depuis 5-6 ans. J’ai noté les « premières fois » de mon fils. J’ai sauvegardé des conversations SMS importantes, des choses qui comptent et qui me motivent. Je l’utilise pour gérer des projets professionnels et des dossiers clients.
Evernote est un couteau suisse, utile et fiable. Bref je ne m’en sépare jamais.
